電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（電帳法）とは、税法上保存が必要な帳簿や書類を、紙ではなく電子データで保存するためのルールを定めた法律です。1998年に制定され、その後何度も改正されてきました。

特に大きな転換点となったのが2022年1月施行の改正で、メールやWebで受け取った請求書などの「電子取引データ」は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが求められるようになりました。2年間の宥恕（ゆうじょ）措置を経て、2024年1月からはすべての事業者が対応すべきルールになっています。

3つの保存区分

1. 電子帳簿等保存

会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や決算書類を、データのまま保存するもの。対応は任意です。

2. スキャナ保存

紙で受け取った請求書や領収書を、スキャナやスマートフォンで読み取って保存するもの。こちらも任意ですが、要件を満たせば紙の原本を廃棄できます。

3. 電子取引データ保存

メール添付のPDF請求書、ECサイトの領収書、クラウドサービスで受け取った書類など、電子的にやり取りした取引情報を電子データのまま保存するもの。こちらは義務です。

電子取引データの主な保存要件

• 真実性の確保: タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または改ざん防止の事務処理規程の作成など

• 可視性の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておく

なお、売上高が一定以下の事業者に対する検索要件の免除や、やむを得ない事情がある場合の猶予措置なども設けられています。細かな要件は改正で変わることがあるため、国税庁の最新情報や顧問税理士への確認をおすすめします。

中小企業の対応例

従業員15名の設計事務所では、メールで届く請求書を「取引日_取引先_金額.pdf」という規則のファイル名で共有フォルダに保存し、改ざん防止の事務処理規程を作成することで、追加のシステム費用をかけずに対応しました。取引量が多い会社なら、経費精算や請求書受領のSaaSを使う方が確実です。

電帳法対応は、ペーパーレス化を進める良いきっかけにもなります。対応するITツールの導入にはIT導入補助金が使える場合もあります。

関連サービス

Swaaabでは、電子帳簿保存法への対応を含めたバックオフィスのデジタル化をDX支援サービスで支援しています。