ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、業務で使う紙の書類をデジタルデータに置き換え、紙を使わずに仕事が回る状態をつくる取り組みのことです。請求書、契約書、稟議書、日報、FAXの注文書など、対象は社内のあらゆる書類に及びます。

単に紙をスキャンしてPDFにすることだけを指すのではなく、「最初からデジタルで作り、デジタルのまま回覧・承認・保存する」状態を目指すのが本来のペーパーレス化です。

ペーパーレス化のメリット

• コスト削減: 用紙代、印刷代、郵送費、保管スペースの費用が減る

• 業務スピードの向上: 書類を探す時間、ハンコをもらうために出社する時間がなくなる

• テレワーク対応: 場所を問わず書類の確認・承認ができる

• 法令対応: 電子帳簿保存法などデジタル保存を前提とした制度に対応しやすくなる

• データ活用: デジタル化された情報は検索・集計でき、AIでの分析にも使える

ペーパーレス化の進め方

「とりあえずツールを入れる」から始めると、たいてい現場で使われずに終わります。うまくいく会社は、だいたい次の5ステップで進めています。

ステップ1：紙の書類を棚卸しする

まず、社内にどんな紙があるかを洗い出します。書類の名前、誰が作って誰に回すか、月に何枚くらいか、保存期間はどれくらいか、の4点を一覧にするだけで十分です。部署ごとに1週間ほど、扱った紙をメモしてもらうと実態がつかめます。

ステップ2：優先順位をつける

棚卸しした書類を、「量が多い」「回覧や承認に時間がかかる」「法律で電子保存が求められている」の3つの観点で並べます。最初に手をつけるのは、効果が見えやすく、社外の相手に影響しない社内書類（稟議書、経費精算、日報など）がおすすめです。

ステップ3：業務の流れを見直してからツールを選ぶ

紙の書類をそのままデジタルに置き換えるだけでは、効果は半分です。「この承認、本当に3人も必要？」「この転記作業はなくせない？」と、業務プロセスそのものを見直してからツールを選びます。

| 対象の業務 | ツールの種類 | 代表的なサービスの例 | |---|---|---| | 契約書 | 電子契約 | クラウドサイン、freeeサイン など | | 経費精算・領収書 | 経費精算システム | 楽楽精算、マネーフォワード クラウド経費 など | | 稟議・各種申請 | ワークフロー（電子稟議） | kintone、ジョブカンワークフロー など | | 請求書の受け取り | 請求書受領サービス | 各社の請求書受領サービス、会計ソフトの機能 | | FAX・紙の注文書 | AI OCR＋受注システム | AI OCRサービス、複合機のスキャン機能 | | 社内の文書全般 | クラウドストレージ・文書管理 | Google Drive、SharePoint、Box など |

ツールは1つにまとめる必要はありませんが、増やしすぎると「どこに何があるかわからない」状態になります。会計ソフトやグループウェアなど、すでに使っているサービスの機能で足りないかを先に確認しましょう。

ステップ4：電子帳簿保存法に合わせて保存ルールを決める

請求書や領収書などの税務関係の書類をデータで保存する場合は、電子帳簿保存法のルールに合わせる必要があります。特に、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データは、2024年1月から電子データのまま保存することが求められています。

実務で押さえておきたいのは次の2点です。

• 検索できるようにする: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で探せるようにしておく。ファイル名を「20261110_株式会社〇〇_55000.pdf」のようにそろえるだけでも対応できる場合があります

• 改ざんされない仕組みにする: タイムスタンプを付ける、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う、または「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作って運用する

対応済みのクラウドサービスを選べば、ほとんどの要件はシステム側で満たせます。細かい要件は国税庁の情報や顧問税理士に確認してください。

ステップ5：社内ルールを変えて、紙に戻れないようにする

最後に、「印鑑が必要」「原本を保管」といった社内規程を見直します。ここを変えないと、「念のため紙でも」という運用が残り、かえって二度手間になります。

• 押印が必要な書類を洗い出し、電子承認で済むものは規程を改める

• 紙で届いた書類は「スキャンしたら原本は〇か月後に廃棄」など、扱いを決める

• 導入後1〜3か月は、使い方の質問を受ける担当者を決めておく

紙で届く書類はAI OCRでデータ化する

社内をペーパーレスにしても、取引先からはFAXや紙の請求書が届き続けます。ここで役に立つのがAI OCRです。手書きの文字や、取引先ごとにレイアウトが違う帳票でも読み取れるので、「紙で受け取って、データで処理する」流れをつくれます。

読み取り精度は100%ではないため、金額や数量など重要な項目だけは人が確認する、という運用にしておくのが現実的です。

よくあるつまずき

ツールを導入しても、「念のため紙でも保管しておく」運用が残ると、かえって二度手間になります。また、取引先が紙やFAXを使い続ける以上、完全なペーパーレスは難しいのが現実です。社外とのやり取りは段階的に、社内の書類から確実に、という順番が現実的です。

具体例

ある卸売業の会社では、FAXで届く1日100枚以上の注文書を手入力していました。FAXを複合機で自動的にPDF化し、AI OCRで読み取って受注システムに取り込む仕組みに変えたことで、入力作業の大部分を削減できました。

業種別の進め方は製造業のペーパーレス化、病院・クリニックのペーパーレス化で解説しています。業務効率化の全体的な進め方はAIによる業務効率化の始め方、ツール選びは業務効率化ツールのおすすめも参考にしてください。

関連サービス

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